Urgences… priorités… imprévus… Voilà de quoi sont faites nos journées, et nous avons cette fâcheuse tendance, régulièrement à les confondre dans notre manière de les appréhender.

Face à un monde en pleine mutation, de la génération du « tout, tout de suite », nous sommes confrontés à la question de la gestion des urgences et des priorités. Au milieu de tout cela il faut encore ajouter les imprévus, toutes ces petites choses « à faire » qui arrivent au fil de la journée. Ce sont ces mêmes petites choses qui donnent la terrible impression à la fin de la journée de n’avoir avancé sur aucun dossier et d’avoir pourtant travaillé comme un forcené… 

« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté » Jean de La bruyère

La gestion des imprévus 

À peine la veste posée sur son porte-manteau et vous voilà assailli par vos collègues, assistant(e)s, managers … qui ont tous une urgence, un dossier prioritaire, une question…

Chaque chose en son temps

Alors 1ère chose : et si on se laissait le temps de se dire bonjour en arrivant au travail sans ressortir d’un bureau avec 5 post it, 3 dossiers à traiter et deux mails à envoyer que l’on tente de garder en mémoire par manque de place sur le post-it… Il serait quand même plus sympa d’en sortir avec une idée de films à voir ce weekend ou le nom d’un restaurant testé par nos collègues la veille non ?

 Bref le fait est que, pour beaucoup, les 10 premières minutes au travail se résument à cela. Il convient alors, dans un premier temps, d’évaluer le degré d’urgence de ce que l’on vient de nous remettre. Ne vous lancer pas tête baisser dans la rédaction de ce mail dont vous a parlé Jean Bernard à votre arrivée. Car en effet vous avez peut-être (et même sûrement…) d’autres choses à faire aujourd’hui, peut-être plus urgentes (ou pas) mais en tout cas il faut dans un premier temps poser les choses.

– Évaluez le risque : vaut-il mieux faire ce que vous aviez prévu ce matin ou traiter ce que l’on vient de vous remettre ?

– Est-ce bien dans vos missions ? Pouvez-vous le déléguer à quelqu’un plus à même de le traiter, plus disponible, voir plus efficace, à ce moment précis (vous ne l’êtes pas car vous venez d’arriver ou êtes déjà en train de traiter un dossier, vous couper dans ce que vous faites est loin d’être le meilleur moyen d’avancer efficacement).

Savoir dire non

Ensuite apprenez à dire NON ! Parce que dire à Jacqueline que oui vous allez lui envoyer ce document qu’elle vous a demandé peut-être très gentil et serviable de votre part. Sauf qu’au moment de lui envoyer vous ne le trouvez plus… et voilà les 10 secondes de gentillesse se transformer en 10 min de stress à chercher un document ! (Il faudrait d’ailleurs songer à mettre en réseau les ressources pour éviter ce genre de situation).

Si vous ne pouvez (voulez ?) pas dire non car ce n’est pas toujours possible, dites clairement que vous ne pourrez pas le faire avant tel jour ou tel moment de la journée. Quantifier ce que vous avez à traiter au préalable et analyser où vous pourrez caser ce que l’on vous demande en « urgence ». Demander d’ailleurs quel est le degré d’urgence peut être une très bonne solution (pour l’entreprise bien entendu, pas pour la personne qui vous demande de le faire, car pour celui qui demande c’est toujours plus urgent que le reste…).

 

Prévoir l’imprévisible

Un autre moyen de gérer les imprévus : les prévoir !  Ou, à tout le moins, prévoir un temps de gestion des imprévus dans la planification de votre journée. Pour cela, ne soyez pas trop optimiste dans la liste de ce que vous devez faire et laisser des plages libres pour gérer ces imprévus, s’il n’y en a pas vous bénéficiez d’un temps supplémentaire pour des dossiers ou pour vous.

Si nous ne pouvons pas supprimer de notre quotidien les imprévus, nous pouvons en limiter la survenance et surtout l’impact. Comment ? En réalisant des procédures, en ayant une organisation souple mais efficace, nous permettant de trouver tout ce dont nous pourrions avoir besoin rapidement. Une méthode de classement efficace et des processus adaptés permettent un gain de temps considérable pour gérer ces petits imprévus quotidiens énergivores et chronophages.

La gestion des urgences et des priorités 

Clarifions un peu les choses : ce qui est urgent n’est pas nécessairement prioritaire et inversement. 

Comment distinguer ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas tout en étant important et parfois prioritaire ? Pour cela il existe bien des outils, je parlerai ici de la matrice EISENHOWER que tous managers, assistantes, dirigeants, devrait utiliser selon moi. 

Cette méthode a été créée par le Président américain qui l’aurait utilisée lors de l’opération Overlord (débarquement en Normandie de juin 1944). Elle s’utilise pour organiser son activité quotidienne. Elle se présente sous la forme d’un tableau de 4 cases permettant de distinguer les catégories : 

  • Ce qui est important ET urgent
  • Ce qui est important NON urgent
  • Ce qui n’est PAS important MAIS urgent
  • Ce qui n’est NI IMPORTANT NI URGENT

Dans premier temps, il faut réaliser une liste des choses à faire (nous reviendrons dans un autre article sur la manière de faire un todo list efficace chaque jour). Il faudra ensuite caser chaque activité listée dans la matrice.  Toute tâche qui se présente au fil de la journée devra être ajouter à la matrice au fur et à mesure.

  • Ce qui est IMPORTANT ET URGENT : à faire tout de suite sans déléguer
  • Ce qui est IMPORTANT NON URGENT : ces tâches peuvent attendre ou nous pouvons les déléguer
  • Ce qui est URGENT MAIS PEU IMPORTANT : peuvent être déléguées
  • Ce qui n’est NI IMPORTANT NI URGENT : à supprimer ou garder sur une liste de choses à regarder quand vous aurez le temps !

Idéalement, cette matrice doit être réalisée chaque jour et nécessite de bien distinguer ce qui est urgent (notions de délais et de temps) de ce qui est important (accompagné d’une notion de temps, l’important dépend de nos missions). 

L’intérêt de la matrice

– prioriser vos tâches de manières efficaces et pragmatiques

– soulager votre mémoire par l’écrit des choses à faire

– visualiser votre activité : si vos tâches sont pour la plupart intégrées à l’axe URGENT, il convient de revoir votre méthode de planification…

La Gestion Zen vous aide à la réalisation des outils de gestion de temps et d’optimisation des activités. N’hésiter pas à me contacter pour échanger sur vos besoins, je me ferai un plaisir de vous renseigner.