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Urgences, priorités, imprévus … comment les gérer au quotidien ?

par | 26 Fév 2019 | Outils et Méthodes

Urgences… priorités… imprévus… Voilà de quoi sont faites nos journées, et nous avons cette fâcheuse tendance, régulièrement à les confondre dans notre manière de les appréhender.

Face à un monde en pleine mutation, de la génération du « tout, tout de suite », nous sommes confrontés à la question de la gestion des urgences et des priorités. Au milieu de tout cela il faut encore ajouter les imprévus, toutes ces petites choses « à faire » qui arrivent au fil de la journée. Ce sont ces mêmes petites choses qui donnent la terrible impression à la fin de la journée de n’avoir avancé sur aucun dossier et d’avoir pourtant travaillé comme un forcené… 

« Ceux qui font mauvais usage de leur temps sont les premiers à se plaindre de sa brièveté » Jean de La bruyère

La gestion des imprévus 

À peine la veste posée sur son porte-manteau et vous voilà assailli par vos collègues, assistant(e)s, managers … qui ont tous une urgence, un dossier prioritaire, une question…

Chaque chose en son temps

Alors 1ère chose : et si on se laissait le temps de se dire bonjour en arrivant au travail sans ressortir d’un bureau avec 5 post it, 3 dossiers à traiter et deux mails à envoyer que l’on tente de garder en mémoire par manque de place sur le post-it… Il serait quand même plus sympa d’en sortir avec une idée de films à voir ce weekend ou le nom d’un restaurant testé par nos collègues la veille non ?

 Bref le fait est que, pour beaucoup, les 10 premières minutes au travail se résument à cela. Il convient alors, dans un premier temps, d’évaluer le degré d’urgence de ce que l’on vient de nous remettre. Ne vous lancer pas tête baisser dans la rédaction de ce mail dont vous a parlé Jean Bernard à votre arrivée. Car en effet vous avez peut-être (et même sûrement…) d’autres choses à faire aujourd’hui, peut-être plus urgentes (ou pas) mais en tout cas il faut dans un premier temps poser les choses.

– Évaluez le risque : vaut-il mieux faire ce que vous aviez prévu ce matin ou traiter ce que l’on vient de vous remettre ?

– Est-ce bien dans vos missions ? Pouvez-vous le déléguer à quelqu’un plus à même de le traiter, plus disponible, voir plus efficace, à ce moment précis (vous ne l’êtes pas car vous venez d’arriver ou êtes déjà en train de traiter un dossier, vous couper dans ce que vous faites est loin d’être le meilleur moyen d’avancer efficacement).

Savoir dire non

Ensuite apprenez à dire NON ! Parce que dire à Jacqueline que oui vous allez lui envoyer ce document qu’elle vous a demandé peut-être très gentil et serviable de votre part. Sauf qu’au moment de lui envoyer vous ne le trouvez plus… et voilà les 10 secondes de gentillesse se transformer en 10 min de stress à chercher un document ! (Il faudrait d’ailleurs songer à mettre en réseau les ressources pour éviter ce genre de situation).

Si vous ne pouvez (voulez ?) pas dire non car ce n’est pas toujours possible, dites clairement que vous ne pourrez pas le faire avant tel jour ou tel moment de la journée. Quantifier ce que vous avez à traiter au préalable et analyser où vous pourrez caser ce que l’on vous demande en « urgence ». Demander d’ailleurs quel est le degré d’urgence peut être une très bonne solution (pour l’entreprise bien entendu, pas pour la personne qui vous demande de le faire, car pour celui qui demande c’est toujours plus urgent que le reste…).

 

Prévoir l’imprévisible

Un autre moyen de gérer les imprévus : les prévoir !  Ou, à tout le moins, prévoir un temps de gestion des imprévus dans la planification de votre journée. Pour cela, ne soyez pas trop optimiste dans la liste de ce que vous devez faire et laisser des plages libres pour gérer ces imprévus, s’il n’y en a pas vous bénéficiez d’un temps supplémentaire pour des dossiers ou pour vous.

Si nous ne pouvons pas supprimer de notre quotidien les imprévus, nous pouvons en limiter la survenance et surtout l’impact. Comment ? En réalisant des procédures, en ayant une organisation souple mais efficace, nous permettant de trouver tout ce dont nous pourrions avoir besoin rapidement. Une méthode de classement efficace et des processus adaptés permettent un gain de temps considérable pour gérer ces petits imprévus quotidiens énergivores et chronophages.

La gestion des urgences et des priorités 

Clarifions un peu les choses : ce qui est urgent n’est pas nécessairement prioritaire et inversement. 

Comment distinguer ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas tout en étant important et parfois prioritaire ? Pour cela il existe bien des outils, je parlerai ici de la matrice EISENHOWER que tous managers, assistantes, dirigeants, devrait utiliser selon moi. 

Cette méthode a été créée par le Président américain qui l’aurait utilisée lors de l’opération Overlord (débarquement en Normandie de juin 1944). Elle s’utilise pour organiser son activité quotidienne. Elle se présente sous la forme d’un tableau de 4 cases permettant de distinguer les catégories : 

  • Ce qui est important ET urgent
  • Ce qui est important NON urgent
  • Ce qui n’est PAS important MAIS urgent
  • Ce qui n’est NI IMPORTANT NI URGENT

Dans premier temps, il faut réaliser une liste des choses à faire (nous reviendrons dans un autre article sur la manière de faire un todo list efficace chaque jour). Il faudra ensuite caser chaque activité listée dans la matrice.  Toute tâche qui se présente au fil de la journée devra être ajouter à la matrice au fur et à mesure.

  • Ce qui est IMPORTANT ET URGENT : à faire tout de suite sans déléguer
  • Ce qui est IMPORTANT NON URGENT : ces tâches peuvent attendre ou nous pouvons les déléguer
  • Ce qui est URGENT MAIS PEU IMPORTANT : peuvent être déléguées
  • Ce qui n’est NI IMPORTANT NI URGENT : à supprimer ou garder sur une liste de choses à regarder quand vous aurez le temps !

Idéalement, cette matrice doit être réalisée chaque jour et nécessite de bien distinguer ce qui est urgent (notions de délais et de temps) de ce qui est important (accompagné d’une notion de temps, l’important dépend de nos missions). 

L’intérêt de la matrice

– prioriser vos tâches de manières efficaces et pragmatiques

– soulager votre mémoire par l’écrit des choses à faire

– visualiser votre activité : si vos tâches sont pour la plupart intégrées à l’axe URGENT, il convient de revoir votre méthode de planification…

La Gestion Zen vous aide à la réalisation des outils de gestion de temps et d’optimisation des activités. N’hésiter pas à me contacter pour échanger sur vos besoins, je me ferai un plaisir de vous renseigner.

Gagner du temps grâce au papier…

par | 10 Fév 2019 | Outils et Méthodes

L’utilisation toujours plus importante des outils numériques semble faire oublier toute l’importance du papier pour s’organiser au quotidien et permettre une meilleure gestion.
 

Particulièrement attachée au papier, à son odeur, au plaisir d’écrire, je vous propose quelques utilisations du papier en entreprise et comment le rendre plus efficace que certaines applications ou logiciels. Il ne s’agit pas de remplacer l’ordinateur mais de démontrer l’intérêt de concilier les deux pour une meilleure gestion. Il ne s’agit pas non plus de remplir votre mur de post-its, surtout pas, le papier ne doit pas être un doublon de la bureautique mais un petit frère bien utile pour optimiser son temps.

« Ecrire c’est ne plus penser à ce que l’on couche sur une feuille sans jamais l’oublier, un désencombrement de l’esprit salvateur … »

La liste des choses à faire dans la journée : l’indispensable combo papier/stylo

 
A moins d’avoir une mémoire phénoménale et être capable de rester concentré malgré les aléas extérieurs comme un appel ou encore un dossier urgent à traiter à la minute, je crois qu’il est particulièrement utile voire nécessaire dans certains corps de métier d’avoir une liste précise de ce qui doit être réalisé dans la journée et ce quelque soit le poste occupé. Qu’il s’agisse d’objectifs à atteindre ou de choses à faire concrètement, écrire c’est ne plus penser à ce que l’on couche sur une feuille sans jamais l’oublier.
 
J’ai tenté de lister ce que j’avais à faire par l’intermédiaire d’applications relativement complètes je l’admets. Cependant j’en reviens toujours au papier. Établir chaque matin une liste sur une feuille des choses à terminer dans la journée s’est révélé en effet bien plus productif que d’ouvrir une application où la lisibilité peut laisser à désirer. L’application n’est pas toujours ouverte pas plus que l’éventuel fichier informatique. Le papier reste posé sur le bureau ou accroché au mur et un seul petit coup d’œil permet de voir où l’on en est.
 
Je ne parle pas du mettre en place un planning annuel ni même mensuel mais réellement de ce qui doit être réalisé dans la journée, que ce soit de rappeler un fournisseur, envoyer un mail, mettre à jour un site internet, communiquer une information… Une liste réalisée avec un traitement de texte ou un tableau pourrait suffire… mais elle n’est pas tout le temps sous nos yeux, cachée derrière d’autres applications ou documents en cours sur l’ordinateur. Cependant si cette liste est écrite sur une feuille alors on a la possibilité de garder continuellement sous les yeux, la liste des choses à faire. Il ne faut pas non plus oublier la dimension psychologique de barrer une tâche effectuée. Je parle bien de feuille et non un bloc dont les pages se tournent bien trop facilement rendant plus difficile la visualisation d’un seul coup d’œil et qui nécessite de rechercher celle où sont indiqués nos objectifs. Le bloc a une autre utilité.
 
Attention cependant à ne pas être trop optimiste dans sa réalisation sans quoi celle-ci se transformerait en un fourre-tout de choses diverses à accomplir. Il ne faudrait pas que cette liste réalisé un lundi par exemple soit toujours présente sur votre bureau (et non terminée! ) le vendredi. De nouvelles tâches à effectuer arrivent ? Répartissez-les dans la semaine en créant une feuille par jour. Chacune devant être visible et non cachée dernière les autres. Cela permet un report d’un jour à l’autre de manière plus aisée.
 
La liste doit être claire, lisible, aérée pour permettre les annotations (par exemple indiqué qu’un message a été laissé ou un mail envoyé pour arriver à finir cette tâche). Il est également intéressant d’éviter d’écrire au verso de la feuille, la perte de visibilité serait contre-productive. Mieux vaut écrire sur deux feuilles l’une à côté de l’autre et les réutiliser après en brouillon (on pense un peu à la planète quand même…).
 
 
Petit récapitulatif pour une bonne liste de tâches / objectifs :
  • Ecrire de manière claire, lisible et aérée
  • Ecrire d’un seul côté de la feuille
  • Minimiser le nombre d’informations écrites, ne pas alourdir
  • Ne pas multiplier les supports papiers
  • Ne pas être trop optimiste dans le nombre de tâches
  • La liste doit être visible, facilement, les tâches facilement identifiables
  • Les surligneurs et autres stylos de couleurs vous permettront de donner un visuel clair et parlant.
 
 

Une autre utilisation du papier et du stylo : Le suivi des dossiers, par la mise à jour instantanée des informations

 
Mettre sur chaque dossier papier une page de garde claire permettant en même temps de suivre l’évolution vous fera gagner un temps précieux. Il ne sera pas nécessaire d’aller ouvrir le dossier informatique « facturation », ou « suivi des devis » et rechercher la ligne correspondant au client en question : tout sera noté sur le dossier de votre client par exemple. Cette fiche permet de noter par exemple la date de la dernière relance ou de l’envoi au client, un numéro de téléphone, de dossiers…
Si la trame peut être informatisée (et doit même l’être pour éviter la perte de temps à la création) son contenu doit être écrit à la main. Pourquoi ? Parce qu’il évolue sans cesse ! L’ouverture d’un fichier informatique me paraît plus lourde à gérer que l’annotation manuelle d’une mention sur une feuille.
Prenons l’exemple d’un dossier de formation pris en charge par un organisme. Ce dernier, va régulièrement adresser des règlements, demander de documents, vous devrez également lui adresser dans des délais définis préalablement les factures, feuilles de présence …
 
Vous trouverez généralement sur le site de l’organisme le suivi des remboursements ou l’état des demandes, mais ces informations seront souvent noyées dans d’autres informations comme celles d’autres salarié alors que vous n’en chercher qu’un (Encombrement inévitable de l’esprit…). Mais avoir sur votre dossier papier en page de garde une feuille sur laquelle toutes les informations utiles et nécessaires seraient annotées et mises à jour, sera bien plus efficace. En effet vous n »indiquerez sur la fiche que les informations que vous jugez utiles et nécessaires sans vous noyer dans la masse des informations communiquées sur le site.

En bref, le papier et le stylo permettent :

  • Un accès et une lisibilité plus rapide
  • Une mise à jour instantanée
  • Un visuel clair des informations réellement essentielles
Permettre à ceux qui utilisent les mêmes dossiers papiers de savoir où celui-ci en est sans avoir accès à ses fichiers de suivi informatiques.
 
Vous l’aurez compris je ne me vois pas gérer mes dossiers sans le combo magique stylo/papier. D’une efficacité redoutable par sa rapidité d’exécution, il présente bien des avantages que je n’ai pas encore trouvé dans une application ou un logiciel.