L’utilisation toujours plus importante des outils numériques semble faire oublier toute l’importance du papier pour s’organiser au quotidien et permettre une meilleure gestion.
Particulièrement attachée au papier, à son odeur, au plaisir d’écrire, je vous propose quelques utilisations du papier en entreprise et comment le rendre plus efficace que certaines applications ou logiciels. Il ne s’agit pas de remplacer l’ordinateur mais de démontrer l’intérêt de concilier les deux pour une meilleure gestion. Il ne s’agit pas non plus de remplir votre mur de post-its, surtout pas, le papier ne doit pas être un doublon de la bureautique mais un petit frère bien utile pour optimiser son temps.
« Ecrire c’est ne plus penser à ce que l’on couche sur une feuille sans jamais l’oublier, un désencombrement de l’esprit salvateur … »
La liste des choses à faire dans la journée : l’indispensable combo papier/stylo
A moins d’avoir une mémoire phénoménale et être capable de rester concentré malgré les aléas extérieurs comme un appel ou encore un dossier urgent à traiter à la minute, je crois qu’il est particulièrement utile voire nécessaire dans certains corps de métier d’avoir une liste précise de ce qui doit être réalisé dans la journée et ce quelque soit le poste occupé. Qu’il s’agisse d’objectifs à atteindre ou de choses à faire concrètement, écrire c’est ne plus penser à ce que l’on couche sur une feuille sans jamais l’oublier.
J’ai tenté de lister ce que j’avais à faire par l’intermédiaire d’applications relativement complètes je l’admets. Cependant j’en reviens toujours au papier. Établir chaque matin une liste sur une feuille des choses à terminer dans la journée s’est révélé en effet bien plus productif que d’ouvrir une application où la lisibilité peut laisser à désirer. L’application n’est pas toujours ouverte pas plus que l’éventuel fichier informatique. Le papier reste posé sur le bureau ou accroché au mur et un seul petit coup d’œil permet de voir où l’on en est.
Je ne parle pas du mettre en place un planning annuel ni même mensuel mais réellement de ce qui doit être réalisé dans la journée, que ce soit de rappeler un fournisseur, envoyer un mail, mettre à jour un site internet, communiquer une information… Une liste réalisée avec un traitement de texte ou un tableau pourrait suffire… mais elle n’est pas tout le temps sous nos yeux, cachée derrière d’autres applications ou documents en cours sur l’ordinateur. Cependant si cette liste est écrite sur une feuille alors on a la possibilité de garder continuellement sous les yeux, la liste des choses à faire. Il ne faut pas non plus oublier la dimension psychologique de barrer une tâche effectuée. Je parle bien de feuille et non un bloc dont les pages se tournent bien trop facilement rendant plus difficile la visualisation d’un seul coup d’œil et qui nécessite de rechercher celle où sont indiqués nos objectifs. Le bloc a une autre utilité.
Attention cependant à ne pas être trop optimiste dans sa réalisation sans quoi celle-ci se transformerait en un fourre-tout de choses diverses à accomplir. Il ne faudrait pas que cette liste réalisé un lundi par exemple soit toujours présente sur votre bureau (et non terminée! ) le vendredi. De nouvelles tâches à effectuer arrivent ? Répartissez-les dans la semaine en créant une feuille par jour. Chacune devant être visible et non cachée dernière les autres. Cela permet un report d’un jour à l’autre de manière plus aisée.
La liste doit être claire, lisible, aérée pour permettre les annotations (par exemple indiqué qu’un message a été laissé ou un mail envoyé pour arriver à finir cette tâche). Il est également intéressant d’éviter d’écrire au verso de la feuille, la perte de visibilité serait contre-productive. Mieux vaut écrire sur deux feuilles l’une à côté de l’autre et les réutiliser après en brouillon (on pense un peu à la planète quand même…).
Petit récapitulatif pour une bonne liste de tâches / objectifs :
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Ecrire de manière claire, lisible et aérée
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Ecrire d’un seul côté de la feuille
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Minimiser le nombre d’informations écrites, ne pas alourdir
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Ne pas multiplier les supports papiers
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Ne pas être trop optimiste dans le nombre de tâches
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La liste doit être visible, facilement, les tâches facilement identifiables
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Les surligneurs et autres stylos de couleurs vous permettront de donner un visuel clair et parlant.
Une autre utilisation du papier et du stylo : Le suivi des dossiers, par la mise à jour instantanée des informations
Mettre sur chaque dossier papier une page de garde claire permettant en même temps de suivre l’évolution vous fera gagner un temps précieux. Il ne sera pas nécessaire d’aller ouvrir le dossier informatique « facturation », ou « suivi des devis » et rechercher la ligne correspondant au client en question : tout sera noté sur le dossier de votre client par exemple. Cette fiche permet de noter par exemple la date de la dernière relance ou de l’envoi au client, un numéro de téléphone, de dossiers…
Si la trame peut être informatisée (et doit même l’être pour éviter la perte de temps à la création) son contenu doit être écrit à la main. Pourquoi ? Parce qu’il évolue sans cesse ! L’ouverture d’un fichier informatique me paraît plus lourde à gérer que l’annotation manuelle d’une mention sur une feuille.
Prenons l’exemple d’un dossier de formation pris en charge par un organisme. Ce dernier, va régulièrement adresser des règlements, demander de documents, vous devrez également lui adresser dans des délais définis préalablement les factures, feuilles de présence …
Vous trouverez généralement sur le site de l’organisme le suivi des remboursements ou l’état des demandes, mais ces informations seront souvent noyées dans d’autres informations comme celles d’autres salarié alors que vous n’en chercher qu’un (Encombrement inévitable de l’esprit…). Mais avoir sur votre dossier papier en page de garde une feuille sur laquelle toutes les informations utiles et nécessaires seraient annotées et mises à jour, sera bien plus efficace. En effet vous n »indiquerez sur la fiche que les informations que vous jugez utiles et nécessaires sans vous noyer dans la masse des informations communiquées sur le site.
En bref, le papier et le stylo permettent :
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Un accès et une lisibilité plus rapide
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Une mise à jour instantanée
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Un visuel clair des informations réellement essentielles
Permettre à ceux qui utilisent les mêmes dossiers papiers de savoir où celui-ci en est sans avoir accès à ses fichiers de suivi informatiques.
Vous l’aurez compris je ne me vois pas gérer mes dossiers sans le combo magique stylo/papier. D’une efficacité redoutable par sa rapidité d’exécution, il présente bien des avantages que je n’ai pas encore trouvé dans une application ou un logiciel.
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