88 c’est le nombre de courriels que reçoit chaque jour un professionnel (chiffre de 2015)

64 secondes : C’est le temps nécessaire dont a besoin un salarié pour reprendre le fil de sa pensée lorsqu’il a été interrompu dans son travail pour lire un courriel.

43% des salariés français disent être interrompus au moins toutes les dix minutes par un courriel.

Sources : www.capital.fr

Etes-vous CAP ou pas CAP… ?

Parce qu’il est essentiel de maîtriser le flux constant de communication digitale, je vous présente aujourd’hui la méthode CAP pour gérer vos courriels. Alliée à quelques notions de gestion de temps, elle est particulièrement efficace pour vider utilement et régulièrement sa boîte mail et éviter ainsi le stress de la boîte mails toujours pleines.

La méthode CAP, comment cela fonctionne ?

La méthode CAP fonctionne par séquence. Une séquence CAP se décompose en 3 étapes principales et 5 catégories.

Méthodologie :

Ouvrez une séquence CAP 2 à 3 fois par jour, lorsque votre énergie est basse. Le reste du temps, maintenez votre boîte mails fermée et désactivez les notifications.

Suivez les 3 étapes : Classement, Action et Poubelle et triez vos mails en 5 catégories :

1. Les mails qui ne nécessitent aucune réponse mais dont vous aurez besoin plus tard seront classés dans le dossier correspondant de votre boîte de réception (classement par dossiers, par thèmes… selon votre activité et vos besoins). 

2. Les mails inutiles seront mis directement à la corbeille : ceux qui ne vous concernent pas, les spams, les newsletters que vous ne lisez pas… 

3. Les mails qui nécessitent une action de votre part prenant moins de 2 minutes seront traiter au fur et à mesure de la séquence CAP (transfert à un collègue, réponse rapide, information simple…). 

4. Les mails qui nécessitent une action de votre part prenant plus de 2 min mais non urgent seront planifiés dans l’agenda (mails dont vous pouvez différer la réponse et le traitement comme la planification d’une réunion par exemple). 

5. Les mails qui nécessitent une action prenant plus de 2 min et qui ont un degré d’urgence et d’importance avéré seront exécutés dans la journée, juste après la séquence CAP (ceux nécessitant une recherche, un approfondissement…)

Pour les catégories 4 et 5 vous pouvez créer des sous-dossiers dans votre boîte de réception pour les déplacer au fur et à mesure de votre séquence CAP et y revenir rapidement lorsque le moment sera opportun.

 Avantages de la méthode :

• Avoir une vision globale de ses courriels quotidiens, sous réserve de suivre la méthode chaque jour.
• Prioriser avant le traitement, ce qui permet d’éviter de perdre du temps à traiter des mails non importants et délaisser ceux qui le sont vraiment.

Attention : cette méthode ne diminuera pas le nombre de mails reçus, mais elle vous permettra de prioriser leur traitement et de libérer votre boîte de réception régulièrement.

En bref 

Alors ? Etes-vous CAP ou PAS CAP … ?